Необходимость постоянного взаимодействия с крупными объемами информации привела к внедрению специальных систем для поиска, обработки, структурирования, хранения. Эти системы минимизируют риски потери данных, ускоряют нахождение требуемой информации. Есть такие другая проблема – автоматизация отделений производится по отдельности, в каждом случае применяются определенные инфосистемы.
Как сделать единое инфопространство
Чтобы сформировать адекватное информационное пространство, нужно произвести полное структурирование. Данные могут иметь разную степень обработки – от хаотично размещенных до полностью структурированных. В первом варианте обработка и поиск сведений предоставляют определенные трудности или невозможны в принципе. В последнем за счет четкой структуры любую информацию можно будет найти в автоматическом формате даже, если данные не полные.
После нужно будет сформировать единую базу и создать к ней доступ через браузер. Это позволит выполнять подключение из любой нужной точки, в том числе через мобильное устройство. Облачную систему сделать тоже намного проще, чем обычную локальную сеть.
Этапы создания комплексного пространства:
- Подготовка справочников, в которые будут добавляться все текущие сведения.
- Обеспечение максимального удобства по управлению документами, оперативного поиска данных.
- Маршрутизация – показывает статус обработки каждой заявки.
Каждый сотрудник будет выполнять обработку на той стадии, которая непосредственно связана с его деятельностью. После выполняется автопереход на следующий этап и к другому специалисту. Созданием ЕИП следует заниматься, когда компания уже начала автоматизацию бизнес-процессов, оборота документов. Не допускайте параллельного внедрения перечня систем – их будет проблематично интегрировать.
Что вам даст информационное пространство?
ЕИП позволяет быстро находить необходимые сведения, обрабатывать запросы, конвертировать данные. Единое инфопространство обязательно для крупных организаций с развитой сетью подразделений – иначе поиски информации, процедуры обработки заявок будут занимать много времени. Плюс наличие ЕИП сведет к минимуму риски утери важной информации. Если будете выбирать готовую платформу, для начала воспользуйтесь тестовым периодом для оценки.
